As viagens de negócios têm um papel estratégico no crescimento das empresas. Elas viabilizam a conquista de novos contratos, fortalecem relações com clientes e possibilitam o treinamento de equipes em diferentes unidades. Mas, por trás de cada deslocamento, existe um desafio que muitas vezes passa despercebido: a gestão das despesas em viagens corporativas.
Para muitas equipes financeiras e de RH, esse processo se assemelha a uma tentativa de montar um quebra-cabeça com peças faltando. Notas fiscais perdidas, gastos inesperados, planilhas intermináveis e a constante tensão entre dar autonomia ao viajante e manter o orçamento sob controle. Essa dinâmica não só compromete o orçamento da empresa, mas também consome um tempo precioso que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas.
A boa notícia é que esse caos não precisa ser a sua realidade. Com uma estratégia bem definida, políticas claras e as ferramentas certas, é possível transformar a gestão de viagens de trabalho em um processo fácil, transparente e eficiente.
Neste post, você vai descobrir como ter controle de gastos em viagens e transformar esse processo em um diferencial para a gestão financeira da empresa.
Por que o controle de despesas em viagens é um desafio para as empresas?
Se controlar os gastos com viagens já foi um desafio para você, saiba que essa é uma realidade comum em muitas empresas. A natureza descentralizada e imprevisível dessas despesas gera obstáculos operacionais que os métodos tradicionais simplesmente não conseguem resolver.
O primeiro grande obstáculo é a falta de visibilidade em tempo real. Quando um colaborador viaja, ele realiza dezenas de pequenas transações. Sem uma ferramenta adequada, o departamento financeiro só toma conhecimento desses gastos dias ou até semanas depois, quando o relatório de despesas é submetido. Nesse ponto, qualquer gasto fora da política já foi feito, e o prejuízo, consolidado.
Além disso, a diversidade de cenários adiciona ainda mais complexidade. Cada viagem é única, com custos que variam drasticamente dependendo do destino, da duração e do objetivo. Gerenciar essa multiplicidade de cenários com um processo manual, baseado em planilhas, é uma receita para erros, inconsistências e uma enorme carga administrativa.
Por fim, existe um atrito cultural. De um lado, o colaborador precisa de agilidade e flexibilidade para focar em seus objetivos de negócio. Do outro, o financeiro precisa de controle e conformidade. Encontrar o equilíbrio entre essas duas necessidades é o grande desafio que define uma gestão de viagens bem-sucedida.
Principais tipos de despesas em viagens corporativas
Para controlar algo, primeiro é preciso entendê-lo. As despesas de uma viagem corporativa podem ser divididas em categorias bem definidas, o que facilita a criação de políticas e a análise de dados. Vamos detalhar as principais.
Passagens e transporte
Esta categoria engloba todos os custos de deslocamento do colaborador. Inclui não apenas as passagens aéreas ou de ônibus, que costumam ser o maior custo individual, mas também todo o transporte terrestre.
Pense em corridas de táxi ou aplicativos do aeroporto ao hotel, o aluguel de um carro para visitas a múltiplos clientes, custos com combustível, pedágios e até mesmo passagens de transporte público em grandes cidades.
Hospedagem
A segunda maior fatia do orçamento de uma viagem. A hospedagem vai além do valor da diária do hotel. É preciso considerar taxas de serviço, impostos locais e possíveis custos extras, como o uso do frigobar ou serviços de quarto, que devem ser claramente definidos na política da empresa.
Alimentação
Os custos com alimentação são constantes e podem variar muito. Incluem café da manhã, almoço e jantar. Muitas empresas optam por definir um valor diário fixo (conhecido como per diem) para simplificar o controle, enquanto outras preferem o reembolso mediante apresentação de notas. Jantares com clientes também entram aqui, mas geralmente possuem um limite de valor mais flexível.
Despesas extras e imprevistos
É aqui que moram as “surpresas”. Esta categoria abrange uma série de pequenos gastos que, somados, podem impactar significativamente o orçamento. Alguns exemplos comuns:
- Taxas de bagagem extra em aeroportos.
- Custos de internet (Wi-Fi) no hotel ou em espaços de coworking.
- Serviços de lavanderia, especialmente em viagens mais longas.
- Pequenos materiais de escritório ou impressão de documentos.
- Gorjetas e taxas de serviço não incluídas na conta.
Ter uma política sobre o que é permitido e como lidar com imprevistos é crucial para evitar o descontrole.
Para facilitar a visualização, organizamos os gastos mais comuns em uma tabela:
| Categoria | Exemplos de Despesas | Pontos de Atenção |
| Transporte | Passagens aéreas e terrestres, aluguel de carro, combustível, táxi/apps, pedágio. | Definir classe de voo, categoria de veículo e limites de valor para corridas. |
| Hospedagem | Diárias de hotel, taxas de serviço, impostos. | Estabelecer um padrão de hotel (ex: 3 ou 4 estrelas) e o que está incluso. |
| Alimentação | Café da manhã, almoço, jantar, cafés, água. | Definir um teto diário (por dia) por alimentação ou por nota fiscal. |
| Extras | Wi-Fi, lavanderia, bagagem extra, material de escritório. | Criar uma lista de despesas extras reembolsáveis e um processo para imprevistos. |
É importante notar que, em muitas políticas, esses limites podem variar de acordo com o cargo ou nível hierárquico do colaborador, oferecendo mais flexibilidade para diretores, por exemplo.
Diferenças entre reembolsos e adiantamentos
Historicamente, as empresas lidam com as despesas de viagem de duas maneiras principais: reembolso de despesas ou adiantamento de despesas. Ambas, no entanto, apresentam falhas significativas que a tecnologia moderna busca solucionar.
O modelo de reembolso é o mais comum. Nele, o colaborador utiliza seu próprio dinheiro para cobrir todos os custos da viagem. Ao retornar, ele compila todas as notas fiscais, preenche um relatório e o submete ao financeiro para, então, ser reembolsado. O problema? Esse processo é ruim para todos. Para o funcionário, o modelo é duplamente prejudicial: além de comprometer seu fluxo de caixa pessoal, gera uma mistura entre finanças pessoais e corporativas, criando movimentações em sua conta que podem ser inconsistentes com sua renda. Ele também assume a ansiedade de não perder nenhum comprovante. Para a empresa, cria um processo administrativo lento, burocrático e propenso a erros.
Já o adiantamento tenta resolver o problema do fluxo de caixa do colaborador. A empresa adianta uma quantia em dinheiro antes da viagem. Embora pareça uma solução, ela cria outro problema: a falta de controle. É extremamente difícil para o financeiro rastrear como esse dinheiro foi gasto. Ao final, o processo de prestação de contas é igualmente complexo e, no que diz respeito ao valor que sobrou, a devolução se torna um grande obstáculo. Por questões contábeis e trabalhistas, a empresa não pode simplesmente receber o dinheiro de volta do colaborador. A recuperação desse saldo exige processos burocráticos (como o desconto em folha de pagamento), que nem sempre são ágeis e frequentemente resultam na perda financeira efetiva do valor.
Ambos os modelos são reativos. Eles lidam com o gasto depois que ele já aconteceu, tirando da empresa a chance de agir preventivamente.
Riscos de descontrole e impactos financeiros
Quando a gestão de viagens corporativas é negligenciada, os impactos vão muito além de um rombo no orçamento. Os riscos se espalham por diversas áreas da empresa.
O impacto mais óbvio é o financeiro. Gastos acima do previsto, despesas não autorizadas e até mesmo fraudes podem corroer a margem de lucro de projetos e contratos. Sem um controle rigoroso, a empresa perde a previsibilidade de seu fluxo de caixa, dificultando o planejamento estratégico.
Há também os riscos operacionais. O tempo que a equipe financeira e os próprios colaboradores gastam preenchendo planilhas, conferindo notas e processando pagamentos é um custo oculto gigantesco. Esse desperdício de tempo impacta a produtividade da equipe e desvia o foco das atividades que realmente geram valor.
Por fim, existem os riscos de conformidade e trabalhistas. Atrasos recorrentes no reembolso de despesas podem gerar insatisfação e, em casos extremos, passivos trabalhistas. Além disso, a falta de documentação adequada pode criar problemas em auditorias fiscais e contábeis.
Como montar uma política de viagens corporativas
Uma ferramenta, por melhor que seja, não funciona sem regras bem definidas. A política de viagens é o documento que estabelece as diretrizes, alinha as expectativas e serve como um guia para colaboradores e gestores. Ela é a base para um controle eficiente.
Limites e regras de reembolso
O coração da política. Aqui, você deve definir de forma clara e objetiva:
- O que é coberto: Liste todas as categorias de despesas permitidas (transporte, hospedagem, alimentação, etc.).
- O que não é coberto: Seja explícito sobre despesas que não serão reembolsadas (ex: bebidas alcoólicas fora de refeições com clientes, despesas de entretenimento pessoal, multas de trânsito).
- Limites de gastos: Estabeleça tetos, que podem ser flexíveis e variar conforme o cargo do colaborador. Por exemplo, um valor máximo para a diária do hotel, um limite diário para alimentação e a classe permitida para voos (econômica, executiva).
Documentação e comprovação de gastos
Defina o processo de prestação de contas. Qual tipo de comprovante é aceito? (Nota fiscal, recibo detalhado, etc.). Qual é o prazo para submeter os relatórios após o retorno da viagem? Estabelecer essas regras de forma objetiva evita o acúmulo de pendências e discussões futuras.
Comunicação e treinamento de equipes
Uma política guardada na gaveta não tem valor. É fundamental que o documento seja comunicado a todos os colaboradores que viajam. Realize treinamentos, crie um resumo de fácil consulta e garanta que a política esteja sempre acessível nos sistemas e canais internos que fazem parte da rotina dos colaboradores.
Para facilitar sua rotina, preparamos um material gratuito com orientações práticas sobre política de reembolso corporativo. Baixe agora e adapte à realidade da sua empresa.
Ferramentas e soluções para controle de despesas em viagens
A tecnologia é a grande aliada para superar os desafios da gestão manual. As soluções modernas automatizam processos, fornecem dados em tempo real e devolvem o controle para as mãos da empresa.
Cartões corporativos para viagens
Esta é a mudança de jogo. Em vez de usar dinheiro pessoal ou processos de adiantamentos, o colaborador recebe um cartão da empresa para cobrir as despesas. Mas não se trata de um cartão de crédito comum. As plataformas modernas oferecem um controle granular sem precedentes.
Com um cartão corporativo inteligente, você pode:
- Definir limites de gastos por colaborador, por dia ou até por transação.
- Restringir o uso por categoria de estabelecimento (bloqueando gastos em bares ou lojas, por exemplo).
- Acompanhar cada transação em tempo real através de um dashboard centralizado.
Isso elimina completamente a necessidade de reembolso de despesas, simplifica a vida do colaborador e dá ao financeiro a visibilidade que ele sempre precisou.
Para saber mais sobre o uso estratégico de cartões corporativos, confira nosso conteúdo completo: Cartão Corporativo: como escolher, usar e controlar gastos.
Automação e aplicativos de gestão de viagens
As melhores soluções de cartão corporativo vêm acompanhadas de um aplicativo móvel. Com ele, o colaborador pode, logo após a compra, tirar uma foto da nota fiscal. A tecnologia de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) lê os dados do comprovante e os associa automaticamente à transação do cartão.
A transação da despesa, já associada ao comprovante, aparece instantaneamente no dashboard do gestor para análise. Com um clique, ele pode aprovar ou reprovar o gasto, garantindo que a conformidade com a política seja verificada em tempo real, e não semanas depois. Esse processo elimina o risco de perda de notas e automatiza a criação do relatório de despesas, economizando horas de trabalho manual.
Integração com ERPs e reembolsos automatizados
O ciclo se fecha com a integração. As plataformas de gestão de despesas mais robustas se conectam diretamente ao seu sistema de gestão (ERP) ou software de contabilidade.
Isso significa que todos os dados de gastos, já categorizados e aprovados, são exportados automaticamente, prontos para a conciliação contábil. É o fim da digitação manual e o início de um fechamento mensal mais rápido, preciso e estratégico.
Centralização de gastos em uma única plataforma
A principal vantagem das soluções modernas é a capacidade de unificar a gestão. Em vez de ter gastos fragmentados (passagens compradas em uma agência, hospedagem em outra e despesas diárias da viagem via reembolso ou adiantamento), uma plataforma completa centraliza tudo.
Isso significa que todos os custos da viagem, desde a passagem aérea até o café, são registrados e controlados em um único lugar, oferecendo uma visão em tempo real do custo total da viagem.
Dicas práticas para evitar surpresas em viagens de trabalho
Além das ferramentas e políticas, algumas práticas do dia a dia podem fazer uma grande diferença para manter o controle de gastos.
- Planeje e reserve com antecedência: Passagens e hotéis comprados em cima da hora costumam ser muito mais caros.
- Centralize as reservas: Em vez de usar múltiplos canais, utilize uma plataforma que não só centraliza a compra de passagens e a reserva de hotéis, mas também integra um fluxo de aprovação. Por exemplo, a solicitação de compra de passagem ou reserva de hotel passa por uma aprovação prévia do gestor antes de ser efetivada. Isso garante a conformidade com a política desde o início e facilita a negociação de tarifas melhores.
- Tenha um processo claro para emergências: O que o colaborador deve fazer se perder um voo ou tiver um problema de saúde? Ter um contato de emergência e um procedimento padrão evita decisões custosas tomadas sob pressão.
- Incentive o uso das ferramentas corporativas: Mostre os benefícios do aplicativo e do cartão corporativo para o próprio colaborador, como a simplicidade e o fim do uso do dinheiro pessoal.
- Analise os dados: Use os relatórios da sua plataforma de gestão para identificar padrões de gastos, os viajantes mais econômicos e oportunidades de negociação com fornecedores (hotéis e companhias aéreas).
Exemplos de controle de viagens em empresas
Para ilustrar o impacto, vamos imaginar dois cenários.
Empresa A (O Cenário do Caos): Uma consultoria com 20 consultores que viajam constantemente. Eles usam o modelo de reembolso. Ao final de cada mês, o time financeiro recebe 20 planilhas diferentes, com centenas de notas fiscais grampeadas. A equipe leva quase uma semana para conferir tudo, identificar gastos fora da política (depois que já ocorreram) e processar os pagamentos, gerando atrito e atrasos.
Empresa B (O Cenário do Controle): Uma empresa de tecnologia com uma equipe de vendas externa. Cada vendedor possui um cartão corporativo com limites pré-definidos. Ao realizar um gasto, o vendedor tira uma foto da nota pelo app ou WhatsApp. O gestor de vendas e o financeiro veem a transação instantaneamente no dashboard e aprovam ou reprovam o comprovante de despesa. A política de viagens é embarcada no sistema, bloqueando tentativas de gastos indevidos. No final do mês, a conciliação é feita com poucos cliques, pois os dados já estão integrados ao ERP.
O ganho vai além da economia: é sobre agilidade, transparência e controle no dia a dia da gestão de viagens.
Conclusão
Gerenciar as despesas em viagens corporativas não precisa ser uma fonte de estresse e imprevisibilidade. Pelo contrário, quando abordado de forma estratégica, pode se tornar um processo que reflete a eficiência e a organização da sua empresa.
O caminho para essa transformação passa por três pilares fundamentais: uma política de viagens bem comunicada, a adoção de ferramentas tecnológicas que automatizam processos e fornecem controle em tempo real, e uma cultura de responsabilidade e transparência.
Abandonar os processos manuais de reembolso e adiantamento em favor de uma solução integrada, como um cartão corporativo inteligente, não é apenas uma modernização. É uma decisão estratégica que libera sua equipe para focar no crescimento, empodera seus colaboradores com as ferramentas certas e protege a saúde financeira do seu negócio contra os riscos do descontrole.
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